Laman

Minggu, 09 Desember 2012

Manajemen Waktu




Kehidupan sebagai seorang mahasiswa kadang bisa membuat
kita stress karena banyaknya kegiatan yang harus dilakukan dan tugas yang menumpuk. Kita sering mendengar pepatah yang mengatakan “Waktu adalah Uang”’ tapi sebenarnya berapa banyak diantara kita yang benar – benar dapat memanfaatkan waktu dengan baik. Kebanyakan mahasiswa masih merasa kesulitan dalam membagi waktu se-efisien mungkin antara banyaknya aktivitas yang diikuti dengan kegiatan belajar.
Bila Anda mengatakan bahwa Anda tidak memiliki cukup waktu untuk mencapai keberhasilan-keberhasilan Anda. Waktu Anda sama dengan waktu yang dibutuhkan oleh Dahlan, untuk menjadi Bapak Menteri Dahlan Iskan yang kita hormati atau oleh Mario Teguh untuk menjadi seorang motivator yang kita dengarkan. Sebenarnya, jika Anda ingin mengatur kehidupan Anda dan membuatnya menyenangkan, sebagai permulaan yang Anda butuhkan adalah pengaturan waktu. Masalahnya disini, Anda tak dapat mengatur waktu karena waktu terus berjalan, tapi Anda dapat mengatur diri sendiri dan apa yang Anda lakukan dalam setiap kesempatan. Anda dapat mengubah hidup Anda dengan mengubah yang Anda kerjakan. Waktu adalah sebuah nikmat. Jangan sampai kita ditanya nikmat yang mana lagikah, yang engkau dustakan?
Kedisiplinan memacu seseorang untuk bisa meraih kesuksesan. Kedisiplinan mengelola waktu atau yang kita kenal dengan sebutan ‘manajemen waktu’ sangat dibutuhkan, terutama bagi mahasiswa. Dalam teori manajemen, proses manajemen tidak terlepas dari istilah POACE (Planning, Organizing, Actuating, Controlling, Evaluating). Dalam hal ini dibutuhkan ketaatan, kepatuhan dan ketekunan dalam melaksanakannya.
Lalu bagaimana cara mengaplikasikan teori manajemen POACE dalam kehidupan sehari – hari kita? Berikut penjabarannya :

1)      Planning
Sebelum kita membuat langkah – langkah dalam manajemen waktu, sebaiknya kita harus mempunyai rencana hidup untuk 1 minggu kedepan, 1 bulan kedepan, 1 tahun kedepan, 5 tahun kedepan bahkan 10 tahun kedepan. Dalam membuat perencanaan, sebaiknya kita harus membuat perencanaan yang SMART (Spesific, Measurable, Action related, Realistic, Time based).
à Kita harus dapat membuat perencanaan dengan jelas apa yang kita inginkan.
          Ex: 5 tahun kedepan saya akan menjadi dokter di RSUD dr. Soetomo Surabaya.
Mà Rencana yang kita buat harus terukur, punya parameter keberhasilan untuk menuju kesana.
        Ex: Menjadi dokter di RSUD dr. Soetomo Surabaya perlu pengetahuan yang berkualitas dan  
        ketrampilan yang terasah dengan baik.
A à Perlu menentukan sejumlah langkah yang berurutan agar semakin dekat dengan pencapaian 
         sasaran Anda.
         Ex: Untuk mempermudah saya menjadi Dokter di RSUD dr. Soetomo Surabaya, saya harus 
         kuliah di FK UA, belajar dengan sungguh – sungguh, memperbanyak kawan, aktivis organisasi, 
        melatih diri dalam ketrampilan medis, belajar berbicara dengan tata bahasa yang teratur dan dengan 
         kosa kata yang baik.
R à Anda dapat mendiskusikan rencana Anda dengan orangtua, teman dan guru.
         Ex: Apakah cukup realistis jika saya menjadi dokter? Mungkin orangtua atau guru Anda menilai  
         bahwa Anda cocoknya jadi arsitek, insinyur, pebisnis atau yang lainnya. Hal ini untuk mengetahui 
         potensi diri di mata orang lain.
T à Setiap langkah yang sudah direncanakan, diberi batasan waktu yang jelas.
         Ex: Kapan ikut SNMPTN, kapan lulus kuliah, dsb.
2)      Organizing
Usaha kita untuk mengatur rencana dengan membuat jadwal – jadwal yang cukup jelas. Persiapkan juga jadwal untuk waktu tak terduga yang bisa datang kapan saja, penting dan mendesak.
3)      Actuating
Jangan suka menunda – nunda pekerjaan. Kerjakan sekarang juga dan hilangkan kebiasaan menunda – nunda pekerjaan.
4)      Controlling
Ingat selalu terhadap apa yang harus dikerjakan dan apa yang sudah dikerjakan dalam rangka mencapai perencanaan yang sudah kita buat. Selalu dikontrol dan dilihat perkembangannya. Salah satu kelemahan organisasi adalah sistem kontrol yang kurang.
5)      Evaluating
Evaluasi pada akhir rencana atau pada tahapannya. Teliti apa yang salah dan apakah sudah mengarah pada tujuannya. Dan evaluasi mengapa hal tersebut bisa terjadi dan buatlah solusinya agar hal tersebut tidak terulang kembali.
           
Apakah cukup sampai disitu? Tentu tidak. Setelah kita tadi sudah membuat mimpi – mimpi dan rencana masa depan, disini ada panduan untuk menghemat waktu karena kesuksesan masa depan, dilihat dari aktivitas harian kita di masa sekarang. Berikut tipsnya :

  1. Rancang dan buat prioritas untuk aktivitas harian Anda setiap pagi dengan mencatat hal – hal yang akan dikerjakan, dan ditandai dengan coretan kalau sudah dikerjakan.
  2. Respon dengan cepat terhadap tugas yang diberikan pada Anda. Jangan menunda pekerjaan, lakukan saat ini juga. Cara mencegah penundaan adalah dengan merancang deadline untuk tujuan yang harus dicapai.
  3. Jangan mengunjungi teman tanpa menelponnya terlebih dahulu.
  4. Senantiasa membawa pensil dan kertas atau nota kecil dalam kantong, sehingga Anda mampu mencatat rencana dan ide pada waktu luang.
  5. Rancang waktu istirahat dan coba menyesuaikannya dengan waktu ibadah.
  6. Manfaatkan waktu luang dengan membaca, menghafal atau melakukan sesuatu yang konstruktif (membangun). Kurangi waktu untuk membolak – balik majalah atau surfing di web yang tak menghasilkan apapun dan batasi kegiatan – kegiatan yang tidak penting.
  7. Add caption
  8. Berkonsentrasilah pada hasil. Banyak orang yang melewatkan waktu mereka sepanjang hari dengan aktivitas yang sedikit sekali membuahkan hasil. Itu semua terjadi karena mereka tidak berkonsentrasi pada hal yang benar. Jangan terkecoh antara bekerja secara efisien dan efektif.
Menurut kamus besar bahasa Indonesia, efektif berarti ada efeknya, dapat membawa hasil. Definisi efektif adalah pencapaian tujuan secara tepat. Memilih tujuan-tujuan yang tepat dari serangkaian kegiatan. Sedangkan efisien menurut kamus besar bahasa Indonesia yaitu tepat dan cermat dalam mengerjakan tugas. Definisi dari efisien yaitu penggunaan sumber daya secara minimum untuk mencapai hasil yang optimum. Efisiensi menganggap bahwa tujuan-tujuan yang benar telah ditentukan dan berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.
  1. Jika Anda punya janji, pastikan kedua pihak mengerti waktu dan tempat pertemuan yang jelas.
  2. Siapkan semua benda yang dibutuhkan sebelum melakukan suatu pekerjaan.
  3. Ingat Prinsip 80/20. 20% kunci aktivitas Anda akan memberi Anda 80% dalam bentuk hasil.
  4. Bangun rancangan aksi. Ini berbeda dengan To Do List. Jika To Do List fokus utamanya adalah pencapaian tujuan, rencana aksi adalah penjabaran secara detail langkah – langkah yang akan dilakukan untuk mencapai tiap – tiap dari tujuan yang sudah kita List. Ini akan memberi kesempatan untuk lebih berkonsentrasi pada tahap pencapaian itu dan memonitor kemajuan dalam mewujudkannya.
  5. Gabungkan sejumlah aktifitas bila memungkinkan. Terlebih lagi saat kita dalam perjalanan, sebagai contohàmenghafal sambil berjalan atau mengerjakan tugas saat dalam kendaraan,dll.
  6. Bersikaplah tegas. Belajarlah berkata tidak pada orang lain. Jauhi orang yang berpikiran dangkal dan tamak untuk mencuri waktu Anda yang sangat berharga.
  7. Gunakan waktu dengan bijaksana. Atur waktu perjalanan Anda sesuai dengan jarak. Jangan melakukan perjalanan sendiri, jika Anda dapat menyelesaikannya dengan mengirim surat atau menelepon.
  8. Jangan menjadi perfeksionis. Berusahalah agar menjadi orang yang sempurna yang siap menghadapi kekalahan, tidak ada orang yang sempurna.
  9. Adaptasi diri setelah penjadwalan sukses dilakukan, maka tinggal anda berusaha keras untuk menyesuaikan diri.
  10. Jangan sia – siakan waktu dan jangan tergesa – gesa. Ingat selalu akan “DO IT NOW!”
D – Divide (bagi-bagi tugas)
O – Organize (atur cara pelaksanaan)
I – Ignore (abaikan gangguan)
T – Take (berani mencoba)
N – Now (harus dijalankan sekarang)
O – Opportunity (ambil kesempatan)
W – Watch Out (waspada dengan waktu)

1 komentar: